Charte du club

(Dernières modifications le 30 mars 2008)

1. NOM
Dans les règlements qui suivront, les termes "club" et "organisme" désignent :
"Les Seigneurs de Naguère, Club de jeux de rôles et de simulation de l'Université Laval."


2. SIÈGE SOCIAL
Le siège social de l'organisme est établit à l'Université Laval à Québec :
Pavillon Alphonse-Desjardins
Local 2344
2325, rue de l'Université
Université Laval
Québec (Québec) CANADA
G1V 0A6


Le local du club est situé au :
Pavillon Agathe-Lacerte
Local 0122
Université Laval


L’adresse de courriel du club est :
seigneursdenaguere (a) asso.ulaval.ca


3. BUTS
Faire connaître les jeux de rôles et de simulation à la population étudiante de l’Université Laval;
3.1. Organiser des activités de jeux de rôles et de simulation;
3.2. Faire circuler l'information qui aura rapport à ces jeux de rôles entre les différentes équipes;
3.3. Voir à ce que la majorité des activités se situent à l'Université Laval;
3.4. Voir à ce que les équipes aient les locaux et le matériel disponibles pour jouer;
3.5. Organiser des activités diverses de promotion des jeux de rôles et de simulation (tel que tournois, démonstrations, discussions, échanges inter-club, etc.) visant à faire connaître les différents aspects de ce loisir auprès de ses membres de la communauté universitaire et de la population en général afin d’amener les joueurs des différentes milieux à mieux se connaître et à échanger.


4. LES JEUX
Les jeux de rôles et de simulation favorisent le développement de plusieurs qualités et aptitudes dont:
4.1. La capacité de fonctionner en groupe et à travailler en équipe;
4.2. La capacité de prendre des décisions de groupe à partir de mise en situations: affirmer ses idées, faire des compromis;
4.3. Enrichir son potentiel de créativité et d'imagination;
4.4. Développer sa capacité de prendre des décisions rapides, justes et opportunes dans des situations complexes et difficiles.


5. MEMBRES
5.1. Un membre :
5.1.1. Doit avoir payé une cotisation annuelle (valide de septembre à août de l'année suivante) dont le montant est fixé à chaque session par le comté exécutif;
5.1.2. Le statut de membre prend fin au 1er septembre suivant la date de cotisation;
5.1.3. A accès au matériel par l’entremise de membres désignés ou du comité exécutif;
5.1.4. A droit à un tarif préférentiel lors d’événements spéciaux;
5.1.5. A soit le statut de « membre étudiant », soit celui de « membre non-étudiant ».

5.2. Un membre étudiant :
5.2.1. Est considéré étudiant s'il est inscrit et accepté à trois crédits ou plus à l’Université Laval dans l’année d’inscription au club;
5.2.2. A droit de vote lors de l'élection du comité exécutif;
5.2.3. A droit à un tarif préférentiel lors d’événements spéciaux organisés par le club.

5.3. Un membre non-étudiant :
5.3.1. Le ratio de membre non-étudiant ne peut pas dépasser 50% de l'ensemble des membres du club
5.3.2. Il ne peut y avoir qu'un seul représentant non-étudiant sur le comité exécutif et celui-ci ne peut pas être le président, le vice-président ou le trésorier;
5.3.3. Doit être âgé d'au moins 18 ans
5.3.4. Doit s'acquitter d'une cotisation annuelle supérieure à celle des membres étudiants. Le montant de la dite cotisation est déterminé par le comité exécutif .


6. ACCÈS AU LOCAL ET AU MATÉRIEL
6.1. Le local est accessible en fonction des heures d'ouverture du Pavillon Agathe-Lacerte.
6.2. L'exécutif informe les membres des heures d'ouverture en vigueur selon le règlement du service des résidences.
6.3. Tous les membres ont droit d'accéder au local principal sur les heures d'activité du club. Si aucun membre du comité exécutif n'est présent, la personne ayant ouvert le local est responsable de le fermer.
6.4. Seuls les membres du comité exécutif ainsi que les membres désignés par celui-ci ont accès au local de l’exécutif.
6.5. Seuls les membres du comité exécutif ont droit de posséder les clefs des différentes armoires de matériel. Aucun matériel ne peut sortir du local sans la permission explicite du comité exécutif.
6.6. En cas de dissolution du club en Assemblée Générale, la propriété du matériel du club ne peut pas être transférée en tout ou en partie à ses membres. Dans ce cas, le matériel du club serait conservé par l'Université Laval en cas de formation d'un nouveau club.


7. L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
7.1. Assemblée Générale Ordinaire
7.1.1. L'assemblée générale ordinaire des membres a lieu au mois d'avril de chaque année. Le comité exécutif fixe la date, l'heure, le lieu de l'assemblée et le sujet pour lequel l'assemblée est convoquée;
7.1.2. Un avis de convocation paraît dans le local du club et sur son site web au moins deux semaines avant la réunion;
7.1.3. Toute proposition d’amendements à la charte du club doit être rendue publique avant l'assemblée.

7.2. Assemblée Générale Extraordinaire
7.2.1. Le comité exécutif ou 20 membres peuvent, selon les besoins, convoquer une assemblée générale extraordinaire, aux lieux, dates et heures qu'ils fixent;
7.2.2. Le comité exécutif doit procéder par résolution, alors que le groupe de 20 membres ou plus doit produire une réquisition écrite signée par les 20 membres ou plus qui demandent cette assemblée;
7.2.3. Le responsable des communications est alors tenu de convoquer cette assemblée. Il doit donner un délai d'une semaine aux membres pour cette réunion;
7.2.4. L'avis de convocation doit annoncer le ou les buts de cette assemblée.

7.3. Ordre Du Jour
7.3.1. L'ordre du jour d'une assemblée générale ordinaire doit contenir, en plus des points de formalité :
1) Mot du président : Retour sur les activités de l'année;
2) Mot du trésorier : Bilan financier de l'année, état financier actuel et projection pour la prochaine année;
3) Lecture et vote sur les amendements aux règlements du club pour l'année à venir;
4) Élection ou la réélection des membres de l'exécutif;
5) Varia.
7.3.2. L'ordre du jour d'une assemblée générale extraordinaire doit se limiter aux sujets mentionnés dans l'avis de convocation.

7.4. Quorum
7.4.1. L'assemblée générale est constituée de tous les membres qui ont acquitté leur cotisation annuelle, mais il suffit de la présence de vingt-cinq pourcent (25%) des membres pour constituer un quorum suffisant et rendre l'assemblée valide.

7.5. Vote
7.5.1. Seuls les membres étudiants en règle ont le droit de vote;
7.5.2. Le vote par procuration est prohibé;
7.5.3. Le vote par anticipation est autorisé;
7.5.4. Lors d’élections, tout candidat est élu s’il obtient la majorité simple des suffrages exprimés;
7.5.5. Dans le cas du remplacement d'un poste vacant, une procédure d'élection spéciale, ci-après appelée vote à distance peut être utilisée;
7.5.6. Lorsqu'employée, chaque membre peut voter une et une seule fois, en personne auprès du comité exécutif ou par courriel durant la période dévolue à cette procédure;
7.5.7. Un nombre total de votes exprimés égal ou supérieur à 25% des membres doivent être comptabilisé avant qu'un candidat puisse être considéré élu via un vote à distance.

8. COMITÉ EXÉCUTIF
8.1. Éligibilité et conditions
8.1.1. Tout membre étudiant en règle a le droit de présenter sa candidature à un poste du comité exécutif;
8.1.2. Au maximum un siège peut être attribué à un membre non-étudiant;
8.1.3. Un membre éligible peut présenter sa candidature soit lors de l'assemblée elle-même, soit à l'avance par écrit auprès du comité exécutif s'il ne peut être présent lors de l'assemblée en question;
8.1.4. Si un membre du comité exécutif s’absente plus de deux fois sans raisons valables, il pourra être démis de ses fonctions;
8.1.5. Les membres du comité exécutif ne sont pas rémunérés. Seules les dépenses qu'ils effectuent pour l'organisme, préalablement autorisées par le comité exécutif, sont remboursables;
8.1.6 Le mandat des membres du comité exécutif est d'un an. Ce mandat est renouvelable.

8.2. Vacances
Il y a vacance au comité exécutif à la suite :
8.2.1. Du décès ou de la maladie d'un de ses membres;
8.2.2. De la démission par écrit d'un membre du comité;
8.2.3. De l'expulsion d'un membre du comité (pour incompétence ou absences non motivées trop fréquentes).

8.3. Remplacement d'un poste vacant
S'il se produit une vacance au cours de l'année :
8.3.1. Il peut être remplacé temporairement par un membre en règle nommé de façon intérimaire par le conseil exécutif;
8.3.2. Le comité exécutif devra convoquer une assemblée générale extraordinaire des membres pour procéder à l’élection d’un membre au poste vacant;
8.3.3. Le membre ainsi élu termine le mandat de son prédécesseur;
8.3.4. Un vote à distance peut être organisé par le comité exécutif si des candidats se sont manifestés mais que le quorum n'a pas pu être atteint lors de l'assemblée générale extraordinaire. Ce vote à distance doit être annoncé dans le local du club et sur le site web. Ce vote doit s'échelonner sur une période d’au moins deux semaines.

8.4. Devoirs et pouvoir du comité exécutif
8.4.1. Le comité exécutif est élu pour administrer toutes les affaires du Club;
8.4.2. Il se donne une façon de fonctionner à l'intérieur du comité;
8.4.3. Il prend les décisions concernant les achats et les dépenses qu'il peut autoriser et les obligations où il peut s'engager;
8.4.4. Il détermine les conditions d'admission des membres;
8.4.5. Il voit à ce que les règlements soient appliqués et les résolutions exécutées;
8.4.6. Il se réunit chaque fois que cela est nécessaire à la bonne marche du club (assemblée régulière ou spéciale);
8.4.7. Il accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation des buts que poursuit l'organisme conformément à ses règlements généraux;
8.4.8. Il voit à trouver des commanditaires pour les tournois et les activités régulières;
8.4.9. Il voit à ce que l'information nouvelle au sujet des jeux de rôles et de simulation soit transmise aux membres;
8.4.10. Bien qu’il s’agisse des devoirs et pouvoir du comité exécutif, les membres ont le droit de participer aux affaires du club si une majorité du comité exécutif est d’accord à cette participation.

9. LES MEMBRES DU COMITÉ EXÉCUTIF
9.1. Le président
9.1.1. Il prépare, en collaboration avec le comité exécutif, l'ordre du jour des réunions;
9.1.2. Il préside à l'assemblée générale et les réunions du comité exécutif;
9.1.3. Il surveille l'exécution des décisions prises à l'assemblée générale, extraordinaire et au comité exécutif;
9.1.4. Il est responsable de maintenir des liens étroits et constants avec le Bureau d’Accueil et d’Animation (BAA) de l'Université Laval;
9.1.5. Il est responsable de représenter le club dans ses rapports avec d'autres organismes;
9.1.6. Il est responsable de la gestion de l'ensemble des ressources.

9.2. Le vice-président
9.2.1. Il seconde le président dans la coordination des activités du club;
9.2.2. Il remplace le président lorsque celui-ci est absent;
9.2.3. Il aide les autres membres de l'exécutif dans l'exécution de leurs fonctions.

9.3. Le trésorier
9.3.1. Il prépare les prévisions financières en début d'année financière;
9.3.2. Il perçoit les cotisations des membres et les sommes de toutes autres activités;
9.3.3. Il tient au fait la comptabilité du club;
9.3.4. Il rend compte à l'assemblée générale et au comité exécutif des états financiers;
9.3.5. Il conseille le comité exécutif sur les décisions qui auront un impact sur le budget du club;
9.3.6. Il supervise la gestion financière des sous-comités.

9.4. Le secrétaire
9.4.1. Il annonce sur le babillard les réunions du comité exécutif;
9.4.2. Il rédige le procès verbal des assemblées générales et ceux des réunions du comité exécutif;
9.4.3. Il doit s'assurer que les membres soient convoqués à l'assemblée générale à l'aide de la chaîne téléphonique;
9.4.4. Il doit tenir à jour une liste des membres du club avec leur numéro de téléphone et leur adresse de courrier électronique;
9.4.5. Il doit tenir à jour le tableau d’affichage des parties jouées au club;
9.4.6. Il doit s’assurer de faire un inventaire du club annuellement.

9.5. Le responsable des communications
9.5.1. Il doit faire connaître les activités du club à l’intérieur de l’Université Laval;
9.5.2. Il doit s’occuper de la rédaction d’un document d’informations sur les activités du club;
9.5.3. Il voit à ce que les assemblées générales et extraordinaires soient annoncées au local du club et sur les babillards des différents pavillons si possible;
9.5.4. Il doit collaborer avec le Bureau d’Accueil et d’Animation (BAA) de l’Université Laval pour faire connaître le club;
9.5.5. Il doit établir une stratégie de communication pour l’année en cours;
9.5.6. Il doit agir comme lien avec le responsable du site internet;

9.6. Les conseillers
9.6.1. Ils sont au nombre de deux (2);
9.6.2. Ils aident au mieux de leurs capacités les autres membres du comité exécutif à accomplir leurs tâches;
9.6.3. Ils s'assurent que les demandes des membres du club soient entendues par le comité exécutif;
9.6.4. Ils s'assurent que le club atteigne ses buts;
9.6.5. Pour pouvoir élire des conseillers au Conseil exécutif du Club, tous les autres postes doivent être comblés.

10. SOUS-COMITÉS
Des sous-comités peuvent être créés pour accomplir certaines activités du club.
10.1. Chaque sous-comité doit être approuvé par le comité exécutif.
10.2. Les sous-comités n’ont qu’un pouvoir consultatif.
10.3. Pour qu’un sous-comité soit valide, il doit :
10.3.1. Être reconnu par le comité exécutif;
10.3.2. Nommer un représentant du dit sous-comité;
10.3.3. Lister les membres participant au sous-comité;
10.3.4. Prendre en considération l’avis de l’ensemble des membres du club.